I. Administratorzy danych osobowych i procesy przetwarzania danych osobowych
1. Administratorem danych osobowych osób, których dane dotyczą w poszczególnych procesach ich przetwarzania (rekrutacji, obsługi klienta, windykacji, marketingu, sprzedaży, komunikacji zewnętrznej, procesie przetwarzania danych osobowych pracowników, dostawców, potencjalnych dostawców, akcjonariuszy) jest Veolia Water Technologies sp. z o. o., Aleje Jerozolimskie 146 A, 02-305 Warszawa , numer KRS 0000039621.
2. Inspektorem ochrony danych jest Marcin Nawojski dostępny pod następującym adresem e-mail: [email protected].
3. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na zasadach określonych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiej i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 nr 144 poz. 1204 z zm.), ustawie z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. 2004 nr 171 poz. 1800 z zm.), ustawie z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne (Dz.U. 1997 nr 54 poz. 348 z zm.), ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z zm.), ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 z zm.), ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 1994 nr 121 poz. 591), ustawie z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. 2000 nr 94 poz. 1037 z zm.), ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2004 nr 19 poz. 177 z zm.), ustawie z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (dz. U. 1994 nr 89 poz. 414 z zm.), Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
4. Cele procesów przetwarzania danych osobowych:
a) Proces rekrutacji jest prowadzony w celu zatrudnienia osób, których dane dotyczą tj. kandydatów do pracy.
b) Proces przetwarzania danych osobowych pracowników jest prowadzony w celu świadczenia pracy przez pracowników oraz realizacji przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
c) Proces obsługi klienta jest prowadzony w celu zawarcia i realizacji umowy z klientem.
d) Proces windykacyjny jest prowadzony w celu odzyskania należności z tytułu świadczonych usług.
e) Proces sprzedaży jest prowadzony w celu przedstawienia oferty własnych produktów i usług oraz zawarcia umowy.
f) Proces marketingowy jest prowadzony w celu możliwości przedstawienia oferty własnych produktów i usług dedykowanymi kanałami komunikacji.
g) Proces przetwarzania danych dostawców jest prowadzony w celu realizacji umowy lub zlecenia zakupu.
h) Proces przetwarzania danych akcjonariuszy jest prowadzony w celu realizacji przepisów prawa handlowego w tym prowadzenia księgi akcyjnej.
i) Proces uzgodnień branżowych (Wnioskodawców) jest prowadzony w celu realizacji wniosków.
j) Proces przetwarzania danych potencjalnych dostawców jest prowadzony w celu udzielenia zamówienia.
k) Proces obsługi nieruchomości jest prowadzony w celu korzystania z nieruchomości i infrastruktury sieci ciepłowniczej oraz obsługi postępowań i roszczeń z tym związanych.
l) Proces monitoringu i ochrony obiektów jest prowadzony w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających na nieruchomościach administrowanych przez Veolia Water Technologies sp. z o.o., ochrony majątku, kontroli urządzeń ciepłowniczych.
m) Proces obsługi ubezpieczeń jest prowadzony w celu obsługi szkód.
n) Proces dokumentacji technicznej jest prowadzony w celu utworzenia, wykorzystywania i udostępniania dokumentacji i projektów technicznych m.in. na stronie Internetowej w celu otrzymania rzetelnej oferty i złożenia zamówienia na wykonanie prac budowlanych.
o) Proces komunikacji zewnętrznej jest prowadzony w celu przekazania m.in. do dziennikarzy informacji dot. Veolia Water Technologies sp. z o.o w Polsce, budowania renomy Veolia oraz relacji biznesowych i marketingowych.
p) Proces obsługi sygnalistów jest prowadzony w celu przyjmowania, weryfikacji i rozpatrywania zgłoszeń dotyczących nieprawidłowości w organizacji oraz podjęcia działań następczych w związku ze zgłoszeniem.
q) Proces nagrywania rozmów telefonicznych jest prowadzony w celu ochrony wizerunku Administratora poprzez dokumentowanie rozmów telefonicznych prowadzonych z aparatów telefonicznych użytkowanych w wytypowanych komórkach organizacyjnych Administratora.
II. Podstawy prawne przetwarzania, okres przechowywania, wymóg podania i odbiorcy danych osobowych, transfer poza EOG
1. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych, okresem przechowywania danych oraz wymogiem podania danych i odbiorcami w przypadku poszczególnych procesów są:
PROCES | Podstawa prawna przetwarzania | Okres przechowywania danych | Dobrowolność lub obowiązek podania danych | Odbiorcy danych |
|---|---|---|---|---|
| REKRUTACJA | Art. 6 ust. 1 pkt a) | do zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na przetwarzanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji maksymalnie przez okres 12 miesięcy od momentu przesłania aplikacji | DB | kurierzy, poczta polska |
| PRACOWNICY | Art. 6 ust. 1 pkt a), b), c), f) oraz Art. 9 ust. 2 pkt b), h), j) | 10 lat od ustania zatrudnienia dla pracowników zatrudnionych od 01.01.2019 roku i 50 lat od ustania zatrudnienia dla pozostałych pracowników | OB | banki, kurierzy, poczta polska, kontrahenci, podmioty świadczące usługi podpisu cyfrowego |
| OBSŁUGA KLIENTA | Art. 6 ust. 1 pkt b), c), f) tj. cele statystyczne | 6 lat od zakończenia umowy | DB | banki, kurierzy, poczta polska, podmioty świadczące usługi podpisu cyfrowego |
| WINDYKACJA | Art. 6 ust. 1 pkt b), c), f) | 3 lat od odzyskania należności lub wykonania ostatniej czynności na danych osobowych w procesie windykacji | DB | Kurierzy, poczta polska |
| SPRZEDAŻ | Art. 6 ust. 1 pkt b), f) tj. cele statystyczne | 6 lat od zakończenia umowy | DB | Kurierzy, poczta polska |
| MARKETING | Art. 6 ust. 1 pkt a) , f) | Do czasu złożenia sprzeciwu | DB | Kurierzy, poczta polska |
| DOSTAWCY | Art. 6 ust. 1 pkt b), c), f) tj. cele statystyczne | 6 lat od momentu, w którym operacje, transakcje zakupu i postępowanie zakupowe zostały ostatecznie zakończone, a zobowiązania spłacone, rozliczone lub przedawnione, a także od ustania wszelkich gwarancji i rękojmi z tytułu realizacji umowy lub zlecenia | DB | kurierzy, poczta polska, podmioty świadczące usługi podpisu cyfrowego |
| POTENCJALNI DOSTAWCY | Art. 6 ust. 1 pkt b), c) | przez czas trwania postępowania o udzielenie zamówienia, a następnie przez okres przechowywania dokumentacji postępowania zgodnie z obowiązującymi przepisami; obecnie okres ten wynosi 5 lub 10 lat. | DB | zgodnie z pkt. II ust. 3 Polityki prywatności |
| UZGODNIENIA BRANŻOWE (Wnioskodawcy) | Art. 6 ust. 1 pkt b), c), d) | 5 lat | DB | kurierzy, poczta polska |
| AKCJONARIUSZE | Art. 6 ust. 1 pkt c) | 5 lat od ostatniej czynności wykonanej na danych akcjonariusza | OB | Banki, akcjonariusze |
| OBSŁUGA NIERUCHOMOŚCI | Art. 6 ust.1 pkt. b) i f) | zgodnie z pkt. II ust. 2 Polityki prywatności | DB | kurierzy, poczta polska, podmioty współpracujące z Administratorem na potrzeby obsługi nieruchomości
|
| MONITORING I OCHRONA OBIEKTÓW | Art. 6 ust.1 pkt. f) | 14 dni nagranie monitoringu wideo, ewidencja we/wy: lokalizacja Warszawa ul. Batorego 2: do końca miesiąca następnego po miesiącu, w którym dane zostały udostępnione, pozostałe lokalizacje: do końca roku następnego po roku, w którym dane zostały udostępnione | DB | firmy ochroniarskie, firmy zajmujące się obsługą i serwisem urządzeń do monitoringu wizyjnego |
| OBSŁUGA UBEZPIECZEŃ | Art. 6 ust. 1 pkt c), d) oraz art. 9 ust.2 pkt f | 6 lat od wydania decyzji dot. wypłaty lub odmowy wypłaty odszkodowania | DB | Brokerzy, ubezpieczyciele, podmioty wykonujące usługi pocztowe, kurierskie, księgowe, prawne, informatyczne, bankowe |
| DOKUMENTACJA TECHNICZNA | Art. 6 ust.1 pkt. c) i f) | przez cały okres istnienia obiektu, zgodnie z wymogami ustawy Prawo budowlane | art. 6 ust. 1 lit. c - obowiązek, art. 6 ust. 1 lit f -dobrowolność | Wykonawcy lub Potencjalni Wykonawcy projektowanych prac budowlanych, Podmioty uzgadniające dokumentację projektową dane osobowe zawarte w projektach technicznych mogą być publikowane w Internecie. |
| KOMUNIKACJA ZEWNĘTRZNA | Art. 6 ust. 1 pkt f) | Do czasu złożenia sprzeciwu | DB | Kurierzy, poczta polska |
| SYGNALIŚCI | Art. 6 ust. 1 pkt C) I F) | 3 lata na koniec roku kalendarzowego od zakończenia postępowania wyjaśniającego, chyba że nie wszczęto postępowania - wówczas w 3 lata na koniec roku kalendarzowego od dnia przyjęcia zgłoszenia. Po tym okresie spółka usuwa dane i niszczy dokumenty, chyba że są one częścią akt postępowań przygotowawczych, sądowych lub administracyjnych). W przypadku danych nieprzydatnych, dane powinny zostać usunięte w terminie 14 dni od ustalenia ich nieprzydatności dla sprawy. | art. 6 ust. 1 lit. c obowiązek, art. 6 ust. 1 lit f - dobrowolność | podmioty świadczące usługi obsługi informatycznej |
| NAGRYWANIE ROZMÓW TELEFONICZNYCH | Art. 6 ust. 1 pkt f) | do czasu złożenia sprzeciwu, jednak nie dłużej niż 3 lata od momentu nagrania rozmowy | DB | Dostawca systemu |
DB - dobrowolność
OB - obowiązek
2. Dane osobowe w procesie obsługi nieruchomości przechowujemy przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane, w zależności od specyfiki danej aktywności związanej z ww. celem. Co do zasady dane osobowe są przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji danego działania (np. okresu trwania umowy, danej inwestycji lub postępowania, ustalenia roszczenia i jego spełnienia, świadczenia danej usługi lub obsługi danego projektu) oraz przez następujący po nim okres przedawnienia ewentualnych roszczeń z nimi związanych.
3. Odbiorcami danych w procesie Potencjalnych Dostawców mogą być:
- Osoby i podmioty, które złożyły wniosek o udostępnienie protokołu lub załączników do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 96 ust. 3 Pzp;
- Osoby i podmioty upoważnione do przeprowadzenia kontroli;
- Osoby i podmioty działające w związku z korzystaniem przez wykonawców ze środków ochrony prawnej;
- Podmioty upoważnione na podstawie obowiązujących przepisów prawa (np. sądy, Krajowa Izba Odwoławcza, organy państwowe);
- Podmioty świadczące usługi na rzecz zamawiającego, takie jak usługi doręczania korespondencji, drukarskie i archiwizacyjne, informatyczne i telekomunikacyjne, księgowo finansowe i podatkowe, doradcze lub prawne;
- Pełnomocnik zamawiającego powołany na podstawie art. 15 ustawy prawo zamówień publicznych.
4. Dane osobowe mogą być transferowane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy), w szczególności w związku z korzystaniem przez Administratora z globalnych rozwiązań IT. Dane mogą być przekazywane do państw trzecich, wobec których Komisja Europejska wydała decyzję o stwierdzeniu zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony. W wypadku państw trzecich, wobec których taka decyzja nie została wydana, transfer danych może być każdorazowo dokonywany z zachowaniem jednego z rozwiązań mających na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu zabezpieczenia danych, o którym mowa w rozdziale V RODO. Informacje o zabezpieczeniach, o których mowa w zdaniu poprzedzającym można uzyskać kontaktując się z Inspektorem ochrony danych osobowych pod podane w pkt I ust. 2 dane kontaktowe.
III Prawa osoby, której dane dotyczą
1. Każda osoba, której dane dotyczą, może skorzystać z następujących praw przewidzianych w RODO:
a) prawo dostępu – uzyskanie od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są jej dane osobowe. Jeżeli dane o osobie są przetwarzane, jest ona uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub o kryteriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (art. 15 RODO);
b) prawo do otrzymania kopii danych - uzyskanie kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie administrator może nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości wynikająca z kosztów administracyjnych (art. 15 ust. 3 RODO);
c) prawo do sprostowania – żądanie sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);
d) prawo do usunięcia danych - żądanie usunięcia jej danych osobowych, jeżeli administrator nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania (art. 17 RODO);
e) prawo do ograniczenia przetwarzania - żądanie ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO), gdy:
- osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;
- przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ich usunięciu, żądając ograniczenia ich wykorzystywania;
- administrator nie potrzebuje już tych danych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
- osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;
f) prawo do przenoszenia danych - otrzymanie w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych jej dotyczących, które dostarczyła administratorowi, oraz żądać przesłania tych danych innemu administratorowi, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą lub umowy z nią zawartej oraz jeżeli dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
g) prawo do sprzeciwu - wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym profilowania. Wówczas administrator dokonuje oceny istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejsze od interesów administratora, administrator będzie zobowiązany zaprzestać przetwarzania danych w tych celach (art. 21 RODO).
2. Aby skorzystać z ww. praw osoba, której dane dotyczą powinna skontaktować się na podane w pkt I ust. 1 dane teleadresowe administratora lub w pkt I ust. 2 dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych i poinformować, z którego prawa i w jakim zakresie chce skorzystać.
3. Każda osoba, której dane dotyczą, posiada prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO. Z Prezesem UODO można kontaktować się w następujący sposób:
a) Listownie: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
b) Przez elektroniczna skrzynkę podawczą dostępna na stronie: https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt
c) Telefonicznie poprzez infolinię Urzędu: 606 950 000
4. Wyrażone zgody na przetwarzanie danych osobowych można wycofać przesyłając informację na adres Inspektora Ochrony Danych: [email protected]
5. W przypadku, gdy dane są pobierane dobrowolnie, odmowa ich podania powoduje brak możliwości dokonania określonej w procesie czynności.
Polityka wykorzystywania plików Cookies w serwisach internetowych Veolia Water Technologies sp. z o. o.
Serwis nie zbiera w sposób automatyczny żadnych informacji, z wyjątkiem informacji zawartych w plikach cookies.
Pliki cookies (tzw. "ciasteczka") stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator niniejszego Serwisu, Veolia Water Technologies sp. z o. o., Aleje Jerozolimskie 146 A, 02-305 Warszawa.
Pliki cookies wykorzystywane są w celu:
- tworzenia statystyk które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy Serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości
W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: "sesyjne" (session cookies) oraz "stałe" (persistent cookies). Cookies "sesyjne" są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). "Stałe" pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
Jakie dane przetwarzamy?
Przetwarzamy Twoje dane, które nam podajesz lub udostępniasz w historii przeglądania stron i aplikacji internetowych w ramach korzystania z naszych usług wraz ze zautomatyzowaną analizą Twojej aktywności na stronach internetowych. Podajesz nam Twoje dane osobowe niezbędne do świadczenia Ci usług, np. wypełniając formularze (takie jak: adres e-mail, imię i nazwisko, numer telefonu). Przetwarzamy także dane zbierane podczas Twojej aktywności w serwisie, m.in. odwiedzane strony i miejsca, czas wizyty w danym miejscu, Twoje kliknięcia, sposób korzystania z usługi, informacje o urządzeniu końcowym lub przeglądarce, w tym jego lokalizację.
W ramach Serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies:
- "analityczne" pliki cookies, zbierają one informacje o tym, jak korzystasz z serwisu. Sprawdzają np. jakie podstrony odwiedzasz najczęściej i czy napotkałeś na jakieś błędy. Możemy również sprawdzać źródła ruchu – skąd trafiają do nas użytkownicy.
- "reklamowe" pliki cookies, to pliki cookies dostawców zewnętrznych. Dzięki nim możemy dostosowywać treści do konkretnej grupy odbiorców. Wykorzystujemy je, aby prowadzić kampanie marketingowe i remarketingowe. Pliki przechowują informacje na temat tego, jak korzystasz z serwisu. Pamiętają, że odwiedziłeś nasz serwis i co w nim robiłeś. Zebrane w ten sposób informacje trafiają także do dostawców zewnętrznych.
Do plików cookies mają dostęp nasi zaufani partnerzy, czyli podmioty współpracujące (Facebook Inc. - dopasowuje nasz przekaz reklamowy do konkretnej grupy odbiorców, mierzy skuteczność działań marketingowych, Google Ireland Limited - mierzy ruch internetowy, dopasowuje nasz przekaz reklamowy do konkretnej grupy odbiorców, mierzy skuteczność działań marketingowych, LinkedIn - dopasowuje nasz przekaz reklamowy do konkretnej grupy odbiorców, mierzy skuteczność działań marketingowych).
Jak kontrolować pliki cookie?
Pliki cookie można samodzielnie kontrolować i usuwać. Można usunąć wszystkie pliki cookie zamieszczone na swoim komputerze, a w większości przeglądarek wybrać ustawienie, które uniemożliwia instalowanie tych plików. W takim przypadku może się okazać konieczne dostosowanie niektórych preferencji przy każdej wizycie na danej stronie, a część opcji i usług w portalu może być niedostępna. Celem uzyskania pomocy jak wyłączyć / usunąć cookies wpisz słowa kluczowe "jak wyłączyć cookies"; w dowolnej wyszukiwarce internetowej.